Computer System Information: Procurement

Showing posts with label Procurement. Show all posts

Tuesday, May 13, 2014

Istilah Procurement adalah

Procurement adalah suatu istilah yang mencakup seluruh kegiatan yang dilakukan oleh Owner dalam mewujudkan pengadaan, baik barang, peralatan dan mesin-mesin maupun bangunan/konstruksi maupun perbaikan atau perawatan atas aset yang dimiliki.

Procurement diawali dengan merancang strategi proyek, yang mencakup menimbang manfaat, resiko dan batasan pembiayaan yang melekat pada proyek yang akan dilaksanakan dan pada akhirnya akan tercermin pada pemilihan jenis kontrak yang akan dipakai

Pada setiap proyek, umumnya Owner akan berfokus pada tiga elemen yaitu waktu pelaksanaan, biaya yang harus dikeluarkan dan mutu atau kepuasan atas hasil desain dan hasil fisik bangunan

Procurement dalam dunia konstruksi, adalah suatu proses yang mencakup tahapan :

   - Penetapan kriteria proyek atau pekerjaan yang akan dilaksanakan
   - Pengaturan kerangka kontraktual
   - Pengaturan tender dan proses pemilihan
   - Pelaksanaan tender
   - Penetapan pemenang tender dan pembuatan kontrak

Beberapa jenis procurement/pengadaan yang umum digunakan :

   - Traditional procurement
   - Design and build procurement
   - management procurement

pada aplikasinya, tiap jenis procurement mempunyai pengembangan atau variasi masing-masing tergantung kebutuhan dari Owner.

Posting Lainnya:

Kekurangan Sistem Design and Build Procurement

Kekurangan sistem Design and Build Procurement :

    1. Dibutuhkan waktu yang memadai untuk mempersiapkan TOR yang sesuai dengan kebutuhan Owner, dan pada umumnya diperlukan bantuan dari Konsultan.

    2. Apabila TOR tidak dipersiapkan dengan baik, serta tidak dipantau dengan baik kesesuaian proposal atau usulan desain yang diajukan Kontraktor dengan TOR yang diberikan, maka berpotensi mengakibatkan resiko pembengkakan biaya akibat perubahan yang harus dilakukan selama pekerjaan yang berimbas pula pada waktu pelaksanaan yang tidak dapat sesuai dengan tenggat waktu yang direncanakan dan ditetapkan semula.

   3. Kontraktor juga harus diberikan waktu yang cukup untuk mempersiapkan proposal lengkap dengan analisa untuk penawaran yang akan diajukan.

    4. Proses evaluasi untuk tender dengan sistem Design and Build umumnya lebih sulit karena harus membandingkan proposal atau usulan desain dengan harga yang ditawarkan (tidak seperti sistem Traditional Procurement yang pembanding desainnya pasti dan hanya satu dari Konsultan Desain), termasuk memeriksa proposal atau usulan desain yang diajukan Kontraktor apakah sudah memenuhi TOR yang diinginkan oleh Owner.

#Sistem Design and Build #Procurement

Posting Lainnya:

Kelebihan sistem Design and Build Procurement

Kelebihan sistem Design and Build Procurement :

1. Proses desain dan konstruksi dapat berjalan pararel atau bersamaan, sehingga mempersingkat waktu penyelesaian proyek secara keseluruhan dibandingkan dengan sistem yang lain.

2. Kepastian nilai pekerjaan yang dilaksanakan dapat lebih dijaga selama Owner dapat menahan diri untuk tidak menginstruksikan atau meminta perubahan selama pelaksanaan pekerjaan -- yang dapat dicapai apabila penyusunan TOR betul-betul sesuai dengan kebutuhan Owner akan fungsi dan pemakaian di kemudian hari.

3. Tidak mutlak memerlukan Konsultan MK independen, untuk kebutuhan pemberian keputusan maupun instruksi dari Owner, dapat dilakukan dengan menyewa atau menugaskan personel yang kompeten dan dapat bertindak atas nama Owner.

4. Perubahan atas desain atau spesifikasi masih memungkinkan untuk dilakukan oleh Owner, namun harus mempertimbangkan aspek atau konsekuensi atas biaya langsung (pelaksanaan), biaya yang timbul karena gangguan atas pelaksanaan pekerjaan yang sedang berjalan (overhead) dan penambahan waktu yang mungkin diperlukan, yang pada umumnya akan diajukan oleh Kontraktor.

5.Apabila penyusunan TOR dan evaluasi atas proposal atau usulan desain terkait kesesuaian dengan TOR dilakukan dengan baik dan hati-hati, sistem ini mempunyai faktor resiko yang relatif kecil, dengan potensi resiko kurangnya kemampuan kontrol atas pengembangan dan pendetailan desain dan kualitas pelaksanaan pada waktu pelaksanaan pekerjaan.

#Design and Build #Procurement

Posting Lainnya:

Karakteristik atau ciri umum Design and Build Procurement

Karakteristik atau ciri umum Design and Build Procurement adalah :

   1. Merupakan metoda di mana Kontraktor bertanggung jawab atas desain dan pelaksanaan konstruksi, dengan imbalan suatu nilai pembayaran tertentu yang umumnya sudah pasti (lump sum fixed price).

   2. Permintaan atau informasi kebutuhan dari Owner berupa Term of Requirement (TOR) yang harus diikuti oleh setiap peserta tender, berupa kebutuhan tenggat waktu yang diinginkan, sampai dengan patokan rancangan yang harus didesain yang diinginkan secara menyeluruh, kebutuhan fungsi pemakaian bangunan atau ruang, spesifikasi material khusus yang diinginkan oleh Owner, dsb

   3. Penunjukan Kontraktor kebanyakan dilakukan dalam tender 2 tahap, yang tetap dapat mempertahankan kompetisi antar peserta namun tidak mutlak mensyaratkan setiap peserta tender untuk memberikan penawaran (desain dan spesifikasi) yang sangat lengkap

   4. Owner mempunyai kontrol atas elemen desain yang ditetapkan dalam TOR, namun begitu kontrak ditandatangani, Owner tidak mempunyai kewenangan kontrol langsung atas perkembangan detail desain yang dilakukan oleh Kontraktor

   5. Sejak kontrak ditandatangani, tanggung jawab desain penuh berada pada pihak Kontraktor

   6. Tenggat waktu atau batas waktu penyelesaian pekerjaan yang sudah ditetapkan merupakan tanggal yang pasti dan harus dipenuhi oleh Kontraktor, dengan kelonggaran atas keterlambatan penyelesaian dapat diberikan oleh Owner, sesuai dengan kondisi yang mempengaruhi pekerjaan yang diatur dalam kontrak yang ditandatangani.

#Design and Build #Procurement

Posting Lainnya:

Kekurangan sistem Traditional Procurement

Kekurangan sistem Traditional Procurement :

- Jangka waktu yang relatif lama : tahapan atau proses desain dan konstruksi harus berurutan dan tidak dapat berlangsung pararel atau bersamaan, satu tahap harus selesai sebelum dapat melangkah ke tahap atau proses berikutnya

- Kontraktor tidak terlibat atau sangat kecil keterlibatannya dalam proses desain, yang pada konstruksi yang kompleks akan beresiko menimbulkan masalah desain yang tidak dapat dilaksanakan (dibangun) -- karena ketidaksinkronan atau ketidaksesuaian antara teori desain dan teknologi pelaksanaan konstruksi yang ada

- Owner harus memahami dan memastikan kemampuan pembiayaan di awal, karena kerangka BQ dan perkiraan besaran pembiayaan sudah distrukturkan di awal pelaksanaan tender

- Beresiko terjadi saling menyalahkan antara pihak yang mendesain dan yang membangun apabila terjadi masalah konstruksi di kemudian hari, yang akan menyulitkan pihak Owner untuk menentukan pihak mana yang harus bertanggung jawab atas masalah konstruksi yang terjadi

#Traditional #Procurement

Posting Lainnya:

Keuntungan Sistem Traditional Procurement

Keuntungan sistem Traditional Procurement :

- Owner mendapatkan desain dan masukan atas biaya yang diperlukan untuk pembangunan, secara independen dari Konsultan

- Owner mendapatkan kepastian desain dan perkiraan biaya yang lebih baik sebelum penandatanganan kontrak

- Owner mendapatkan mutu desain atau desain khusus yang lebih baik sesuai dengan kebutuhan

- Penunjukan Kontraktor dilakukan melalui proses tender yang kompetitif

- Merupakan metoda pengadaan yang paling lama teruji dan dipahami oleh banyak kalangan industri konstruksi

#Traditional #Procurement

Posting Lainnya:

Traditional Procurement Memiliki Ciri Sebagai Berikut

Traditional Procurement memiliki Ciri atau karakteristik dari Traditional Procurement adalah :

- Proses atau tahapan desain dan konstruksi dilakukan terpisah dan berurutan

- Owner menugaskan Konsultan Desain untuk menghasilkan desain dan dokumen desain yang lengkap, Owner mempunyai kontrol yang lebih besar atas desain, spesifikasi standar dan mutu serta alternatif biaya/budget yang diinginkan melalui apa yang didesain oleh Konsultan Desain

- Sebelum dilakukan proses tender dan penetapan Kontraktor, seluruh desain dan dokumen yang melengkapinya harus selesai secara lengkap, baik planning, gambar, spesifikasi (umum, teknis, material) dan draft Bill of Quantity (BOQ) termasuk untuk pekerjaan yang memerlukan sub-Kontraktor

Spesialis

- Kerangka kontrak pada umumnya sudah ditetapkan di awal proses tender, termasuk kerangka BOQ

- Kebanyakan ketentuan dalam jenis procurement ini membuat Owner harus menunjuk Konsultan yang profesional untuk bertindak sebagai Konsultan Manajemen Konstruksi (MK) independen

- Owner menugaskan Kontraktor untuk melaksanakan atau membangun sesuai desain yang sudah ditetapkan, pada umumnya dengan nilai yang tetap (fixed price -- dapat berupa lump sum fixed price ataupun fixed unit price)

- Kewenangan administratif kontraktual terkait dengan perhitungan dan pembayaran ada pada Konsultan MK

- Jangka waktu penyelesaian pekerjaan terikat di dalam dokumen kontrak, dengan kemungkinan revisi atau penyesuaian yang dapat dilakukan oleh Konsultan MK.

- Relatif merupakan kontrak yang memberikan resiko yang kecil bagi Owner namun jangka waktu keseluruhan proyek dari perencanaan sampai penyelesaian yang lebih panjang

#Traditional #Procurement

Posting Lainnya:

Procurement Management

Procurement management atau sering dikenal dengan manajemen pengadaan adalah manajemen pengelolaan dalam usaha memperoleh barang atau jasa yang merupakan bagian dari mata rantai suatu sistem produksi tertentu.

Tujuan dari Procurement Management adalah untuk memastikan agar proses pengadaan barang berjalan dengan lancar sehingga produk dan jasa yang dibutuhkan bisa didapat di saat yang tepat, dalam jumlah yang tepat, dengan kualitas yang tepat dan dengan harga yang tepat.

Secara umum, tugas-tugas yang dilakukan Procurement Management mencakup:

1. Merancang hubungan yang tepat dengan supplier.

Hubungan dengan supplier bisa bersifat kemitraan jangka panjang maupun hubungan transaksional jangka pendek. Baik berupa model hubungan, relationship, berapa jumlah Supplier

2. Memilih supplier.

Kegiatan memilih supplier bisa memakan waktu dan sumber daya yang tidak sedikit apabila supplier yang dimaksud adalah supplier kunci.Kesulitan akan lebih tinggi kalau supplier-supplier yang akan dipilih berada di mancanegara (global suppliers). Supplier-supplier kunci yang berpotensi untuk menjalin hubungan jangka panjang, proses pemilihan ini bisa melibatkan evaluasi awal, mengundang mereka untuk presentasi, kunjungan lapangan (site visit) dan sebagainya. Pemilihan supplier-supplier kunci harus sejalan dengan strategi supply chain

3. Memilih dan mengimplentasikan teknologi yang cocok.

Kegiatan pengadaan selalu membutuhkan bantuan teknologi.Teknologi yang lebih tradisional dan lumrah digunakan adalah telepon dan fax.Saat ini banyak perusahaan yang menggunakan electronic procurement (e-procurement) yakni aplikasi internet untuk kegiatan pengadaan.

4. Memelihara data item yang dibutuhkan dan data supplier.

Bagian pengadaan harus memiliki data lengkap tentang item-item yang dibutuhkan maupun data tentang supplier-supplier mereka. Beberapa data supplier yang penting untuk dimiliki adalah nama dan alamat masing-masing supplier, item apa yang mereka pasok, harga per unit, lead time pengiriman, kinerja masa lalu,serta kualifikasi supplier termasuk juga kualifikasi seperti ISO.

5. Melakukan proses pembelian.

Proses pembelian bisa dilakukan dengan beberapa cara,misalnya pembelian rutin dan pembelian dengan melalui tender atau lelang, (auction). Pembelian rutin dan pembelian dengan tender melewati proses proses yang berbeda.

6. Mengevaluasi kinerja supplier.

Hasil penilaian ini digunakan sebagai masukan bagi supplier untuk meningkatkan kinerja mereka. Kriteria yang digunakan untuk menilai supplier seharusnya mencerminkan strategi supply chain dan jenis barang yang dibeli

Demikian lah ulasan singkat tentang Procurement Managemen.

#PROCUREMENT #MANAGEMENT #MANAJEMEN PENGADAAN

Posting Lainnya:

Tuesday, May 13, 2014

lwk